電子メールを変えるための戦略

電子メールを変えるための戦略
電子メールを管理することは手間がかかることがあります。それはより重要な仕事から時間を奪い、あなたの脳を鈍らせることさえできます。ロンドン大学のある研究では、電子メールを常時チェックしている人は、IQが10ポイント低下することが判明しました。喫煙ポットよりも急激に低下しました。それだけでなく、不必要な受信ボックスの混乱のために、毎年6,500億ドルを失う可能性があると見積もる企業もあります。時間、お金、そして脳の力が失われるのを防ぐために、あなたは何をすることができますか?ここには、コントロールを取り戻す11の戦略があります。 1。簡単な作業をしてください。 簡単に更新できるテンプレートレスポンスを作成して、返信プロセスを合理化します。たとえば、Google Labsでは、「Canned Responses」というオプションも提供しています。あなたのために働く缶詰の回答を作成するには、電子メールを書くときに「誰かがこの質問をもう一度聞いてくれますか?生産性の専門家の中には、オフィスや道路にいる間にアクセスできるシグネチャとして保存するものもあります。 詳細: 6電子メールの過負荷を解消す

電子メールを管理することは手間がかかることがあります。それはより重要な仕事から時間を奪い、あなたの脳を鈍らせることさえできます。ロンドン大学のある研究では、電子メールを常時チェックしている人は、IQが10ポイント低下することが判明しました。喫煙ポットよりも急激に低下しました。それだけでなく、不必要な受信ボックスの混乱のために、毎年6,500億ドルを失う可能性があると見積もる企業もあります。時間、お金、そして脳の力が失われるのを防ぐために、あなたは何をすることができますか?ここには、コントロールを取り戻す11の戦略があります。

1。簡単な作業をしてください。 簡単に更新できるテンプレートレスポンスを作成して、返信プロセスを合理化します。たとえば、Google Labsでは、「Canned Responses」というオプションも提供しています。あなたのために働く缶詰の回答を作成するには、電子メールを書くときに「誰かがこの質問をもう一度聞いてくれますか?生産性の専門家の中には、オフィスや道路にいる間にアクセスできるシグネチャとして保存するものもあります。
詳細: 6電子メールの過負荷を解消するためのバトルテストのヒント

より良い件名を書く。 あなたの件名に動詞を加えて、確認、討議、検討することで、受信者が自分のやるべきことを理解するのを助ける。この戦術は行動を促し、あなたが書くときに目標を達成するのに役立ちます。それが検索友好であることを確認してください。
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3。あなた自身に尋ねます:この件名には、将来容易に見つける必要があるキーワードがありますか?それを簡単に保つ。生産性の専門家Jason Womackは、電子メールを1つのトピックに保存することを提案しています。彼は質問されたすべての質問に対する回答がある場合にのみ回答すると言います。簡単な電子メールでより迅速な対応が可能です。
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魔法の5つの文章の電子メール 効果的な電子メールはこれらの質問に答えるでしょう - あなたは誰ですか?なんでしょう?なぜ質問するのですか?なぜ私は助けるべきですか?次は何ですか?可能であれば、メモを5つの文章または3つまたは4つの文章にしてください。
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5。 アラートをオフにして、受信トレイを常に確認していないときの処理量を確認します。タイマーを設定します。専門家は、1日に2〜4回電子メールをチェックし、セッションを45分だけ電子メールで読むことをお勧めします。
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BCCあなた自身。 あなたのフォローアップを追跡する必要がありますか?これらのメールでBCCを作成し、“フォローアップのフォルダに移動してください。”
関連:BCCを使用して電子メールを整理する方法
7。テキスト、チャット、または代わりに電話をかけてください。
ディスカッションが2つ以上のメールにつながる場合は、電話を受けたり、チャットに参加してください緊急メッセージを中継するために、あなたはオフィス外です。
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会話が解決された場合は、あなたのボックス内の電子メールをさらに防ぐために「返信不要」と書いてください。 関連:電子メールの獣を飼いならす
9。質問に答えられないときに、スタッフがメールに返信する必要性を感じるべきではないと強調する。返信しないでください。

必要なときにのみ返信し、緊急ではない電子メールはまず処理しないでください。 「尋ねる」がはっきりしない場合は返信しないでください。 関連:テクノロジーが生産性を犠牲にしていますか?
10。

不要なニュースレターの登録を解除し、他のユーザーを特定のフォルダに自動的に誘導し、必要のないものはすぐにアーカイブに移動します。 Googleカレンダーのようなツールを使用して会議をスケジュールし、無限の&ldquoの必要性を排除します。いつ無料で使えますか?電子メールチェーン。 関連:あなたの週を勝利にさせる素晴らしい生産性のヒント
11。

あなたの受信トレイには、まだ読んでいないものとすぐに必要なものの2種類の電子メールだけを保管してください。 関連性:
5つのメール受信トレイに迷惑をかけてしまうテクニック あなたの受信トレイを整理した後は、現在作業中のメッセージにのみ集中できます。